CRM-Datenchaos: Warum Ihr neues Tool nichts verbessert, wenn die Datenbasis kaputt ist

Die Reihenfolge ist immer dieselbe. Geschäftsführer ärgert sich über das alte CRM. Vertrieb beschwert sich über Doppel-Eingaben. Externer Berater empfiehlt ein neues Tool. Migration startet. Drei Monate später: das neue Tool, dieselben Probleme. Plus die Lizenzkosten.

Der Grund ist banal: Ein CRM ist eine Datenbank mit Oberfläche. Wer eine kaputte Datenbank in eine neue Datenbank kippt, hat danach eine neue Oberfläche auf kaputten Daten. Die Migration löst nichts, sie verschiebt das Problem. Manchmal verschlimmert sie es, weil die alte Schmutz-Logik in eine fremde Datenstruktur gepresst wird.

Was vor jedem CRM-Wechsel passieren muss, sind drei Dinge, in dieser Reihenfolge. Erstens: die Frage, welche Datenfelder Sie in den nächsten zwei Jahren tatsächlich brauchen. Nicht welche Sie haben. Welche Sie brauchen. Bei den meisten Mittelständlern lassen sich 40 bis 60 Prozent der Felder ersatzlos streichen. Sie wurden mal angelegt, niemand pflegt sie, niemand liest sie aus.

Zweitens: die Bereinigung im Bestand. Dubletten zusammenführen, leere Felder rauswerfen, Status-Werte vereinheitlichen. Das ist unglamouröse Arbeit, aber sie verhindert, dass Sie alten Müll mit neuem Tool-Aufkleber kaufen. Bei einem unserer Kunden waren von 14.200 Kontakten am Ende 8.700 echte Datensätze übrig. Der Vertrieb arbeitet seitdem schneller. Nicht wegen des neuen Tools, sondern weil die Liste sortierbar wurde.

Drittens: die Pipeline-Logik. Wie viele Stages haben Sie? Was ist das Eintritts- und Austritts-Kriterium pro Stage? Wer darf etwas verschieben? Wenn diese Fragen nicht geklärt sind, wird auch HubSpot zur teuren Excel-Tabelle. Wenn sie geklärt sind, funktioniert sogar Trello erstaunlich gut.

Erst wenn diese drei Dinge sauber sind, lohnt sich die Tool-Frage. Und dann ist sie überraschend langweilig: Close für Vertriebs-getriebene Setups mit hohem Anrufanteil. HubSpot wenn Marketing und Vertrieb zusammen denken müssen. Pipedrive wenn das Budget knapp und der Funktions-Bedarf überschaubar ist. Salesforce wenn Sie eh schon einen Admin haben.

In Phase A des ADVANCE-Systems machen wir genau diese Bereinigung, bevor das neue Tool überhaupt diskutiert wird. Es ist die Phase, die niemand verkaufen will, weil sie nach Aufräumen aussieht und nicht nach Innovation. Aber sie ist der einzige Schritt, der die Investition in jedes spätere System rechtfertigt.